PRIVACYVERKLARING
Jouw verhaal verdient dezelfde zorg als onze begeleiding
Bij Mothers & Moon deel je soms persoonlijke en gevoelige informatie. Dat vertrouwen is kostbaar. Daarom verwerken we persoonsgegevens zorgvuldig, doelgericht en met respect voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.
In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we ze eventueel delen, hoelang we ze bewaren en welke keuzes en rechten je hebt.
IN HET KORT
We verzamelen niet meer gegevens dan nodig, verkopen jouw persoonsgegevens nooit en gebruiken bijzondere gegevens, zoals informatie over zwangerschap of gezondheid, alleen wanneer dat noodzakelijk en rechtmatig is. Niet-essentiële cookies, nieuwsbrieven, foto’s en getuigenissen gebruiken we uitsluitend met de vereiste toestemming.
01 — Wie is verantwoordelijk?
Mothers & Moon is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.
Mothers & Moon – Lindsay Danthine
Vennestraat 2D, 9230 Wetteren, België
Ondernemingsnummer en btw-identificatienummer: BE 0637.779.948
E-mail: info@mothersandmoon.be
Telefoon: 0472 86 03 57
Website: www.mothersandmoon.be
Mothers & Moon heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dit voor de huidige aard en omvang van de activiteiten niet verplicht is. Voor elke privacyvraag kun je rechtstreeks contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.
02 — Voor wie en wanneer geldt deze verklaring?
Deze privacyverklaring geldt wanneer je onze website bezoekt, informatie aanvraagt, een kennismakingsgesprek plant, een dienst reserveert of deelneemt aan een begeleiding, consult, workshop, vrouwencirkel, ceremonie of ander aanbod van Mothers & Moon. Ze geldt ook wanneer je contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, WhatsApp, sociale media of een online formulier.
De verklaring kan ook betrekking hebben op gegevens van een geboorte- of levenspartner, een kind, een noodcontact of een andere betrokkene wanneer die gegevens noodzakelijk zijn voor de gekozen begeleiding.
03 — Welke persoonsgegevens verwerken we?
Welke gegevens we verwerken, hangt af van jouw contact met Mothers & Moon en van de gekozen dienst. Het kan onder meer gaan om:
identificatie- en contactgegevens, zoals naam, voornaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
afspraak- en trajectgegevens, zoals de gekozen dienst, afspraakdata, bereikbaarheid, plaats van begeleiding en praktische voorkeuren;
gegevens over zwangerschap, geboorte en postpartum, zoals de uitgerekende datum, zwangerschapsduur, geboorteplaats, betrokken zorgverleners, geboortevoorkeuren en informatie die nodig is om de begeleiding veilig en persoonlijk af te stemmen;
gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens die je vrijwillig deelt en die relevant zijn voor de begeleiding, zoals allergieën, medicatie, medische aandachtspunten, eerdere ervaringen of culturele, levensbeschouwelijke en persoonlijke gewoonten;
gegevens over een partner, baby, kind, zorgverlener, noodcontact of andere betrokkene, voor zover nodig voor de begeleiding of communicatie;
administratieve en financiële gegevens, zoals factuurgegevens, betalingsstatus, rekeninginformatie en gegevens die wettelijk in de boekhouding moeten worden opgenomen;
communicatiegegevens, zoals berichten, e-mails, gespreksnotities en correspondentie via telefoon of WhatsApp;
beeld- en geluidsmateriaal, getuigenissen of feedback, maar alleen wanneer je daarvoor afzonderlijk toestemming geeft of wanneer een andere geldige rechtsgrond van toepassing is;
technische en gebruiksgegevens van de website, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, bezochte pagina’s en cookiegegevens, overeenkomstig jouw cookiekeuzes.
We vragen je om geen gegevens te delen die niet nodig zijn voor jouw vraag of begeleiding. Vrije tekstvelden en berichten gebruik je best terughoudend voor zeer gevoelige informatie.
04 — Hoe verkrijgen we jouw gegevens?
We ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via een formulier, e-mail, WhatsApp, telefoon, een gesprek, een overeenkomst, een intake of tijdens de begeleiding. Soms ontvangen we noodzakelijke gegevens van jouw partner of van een zorgverlener die jij betrekt of toestemming geeft om informatie te delen.
Technische websitegegevens kunnen automatisch worden verzameld via noodzakelijke cookies en, na jouw toestemming, via analytische of andere niet-essentiële technologieën. Meer informatie staat in ons cookiebeleid.
05 — Waarom verwerken we persoonsgegevens?
5.1 Vragen, kennismaking en voorbereiding
We verwerken contact- en aanvraaggegevens om jouw vraag te beantwoorden, een kennismaking te plannen, te beoordelen of onze begeleiding passend en beschikbaar is en voorbereidende afspraken te maken. De rechtsgrond is het nemen van maatregelen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst.
5.2 Uitvoering van de overeenkomst
We verwerken noodzakelijke gegevens om een reservatie te beheren, afspraken te plannen, de gekozen dienst uit te voeren, met jou te communiceren, beschikbaarheid en stand-by te organiseren, een back-upregeling te activeren en nazorg te bieden. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst.
5.3 Administratie, facturatie en wettelijke verplichtingen
We verwerken administratieve en financiële gegevens voor offertes, overeenkomsten, facturen, betalingen, boekhouding, fiscale verplichtingen en eventuele controles. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting.
5.4 Kwaliteit, beveiliging en rechtsvorderingen
We kunnen beperkte gegevens verwerken om onze dienstverlening en administratie te organiseren, misbruik of beveiligingsproblemen te voorkomen, klachten te behandelen, bewijs te bewaren en rechten in of buiten rechte uit te oefenen.
Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang, na afweging van jouw rechten en verwachtingen, of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor een rechtsvordering.
5.5 Nieuwsbrief en directe communicatie
We sturen nieuwsbrieven, inspiratie of promotionele e-mails alleen wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer de wet dit in een concrete bestaande klantenrelatie toestaat.
Je kunt je altijd eenvoudig uitschrijven via de link in de e-mail of via info@mothersandmoon.be. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden.
5.6 Website, cookies en statistieken
Noodzakelijke technologieën gebruiken we om de website veilig en technisch te laten functioneren.Analytische en andere niet-essentiële cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken we alleen volgens jouw keuze in de cookiebanner. Meer details, waaronder aanbieders en bewaartermijnen, staan in het cookiebeleid.
5.7 Foto’s, video’s en getuigenissen
Persoonlijke foto’s, video’s, geboorteberichten, ervaringen of herkenbare getuigenissen publiceren we uitsluitend na een afzonderlijke, specifieke toestemming of wanneer een andere geldige rechtsgrond duidelijk is meegedeeld.
Je kunt een toestemming voor toekomstig gebruik intrekken. We bespreken dan wat redelijkerwijs kan worden verwijderd. Materiaal dat al rechtmatig is gedrukt of niet meer onder onze controle staat, kan niet altijd volledig worden teruggehaald.
06 — Bijzondere persoonsgegevens en gezondheidsgegevens
Informatie over zwangerschap, lichamelijke of mentale gezondheid, medicatie, allergieën, eerdere geboortes of andere medische aandachtspunten kan een bijzondere categorie van persoonsgegevens vormen.
Mothers & Moon verwerkt zulke gegevens alleen wanneer ze relevant en noodzakelijk zijn voor de begeleiding en wanneer daarvoor een geldige uitzondering onder de AVG geldt.
Waar nodig vragen we hiervoor afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming. In een uitzonderlijke noodsituatie kan beperkte verwerking noodzakelijk zijn om vitale belangen van jou of iemand anders te beschermen wanneer toestemming niet kan worden gegeven.
Gegevens kunnen ook worden bewaard voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering wanneer dat noodzakelijk is.
BELANGRIJKE GRENS
Mothers & Moon is een doula- en begeleidingspraktijk en geen medische zorgverlener. We verzamelen geen volledig medisch dossier en vragen geen gegevens op bij artsen of vroedvrouwen zonder jouw betrokkenheid of een passende rechtsgrond.
Deel medische informatie rechtstreeks met je bevoegde zorgverleners wanneer dat voor jouw zorg nodig is.
07 — Gegevens over partners, kinderen en andere personen
Een begeleiding kan gegevens bevatten over een partner, baby, kind, zorgverlener, noodcontact of andere betrokkene.
We verwerken alleen wat redelijkerwijs nodig is voor de begeleiding, veiligheid, planning of communicatie. Wanneer jij gegevens van iemand anders aan ons verstrekt, vragen we je die persoon daarover te informeren wanneer dat passend is.
Voor publicatie van herkenbaar beeldmateriaal of een getuigenis van een kind vragen we de vereiste toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger en houden we rekening met het belang en, passend bij leeftijd en maturiteit, de stem van het kind.
08 — Met wie kunnen we gegevens delen?
Mothers & Moon verkoopt of verhuurt persoonsgegevens nooit. We delen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn met zorgvuldig gekozen ontvangers, waaronder:
website-, hosting-, formulier-, e-mail- en nieuwsbriefleveranciers, waaronder Squarespace en MailerLite;
analyse- en beveiligingsdiensten, waaronder Google Analytics en Google reCAPTCHA, voor zover geactiveerd en toegestaan door jouw cookiekeuze;
cloud-, communicatie- en IT-dienstverleners die systemen beveiligen of onderhouden;
onze boekhouder, bank, betaal- of facturatiedienst en professionele adviseurs;
een afgesproken back-updoula of andere noodzakelijke uitvoerder, uitsluitend voor zover nodig om de begeleiding voort te zetten en met passende vertrouwelijkheid;
bevoegde overheden, toezichthouders, rechtbanken of hulpdiensten wanneer de wet dit vereist of wanneer dit noodzakelijk is voor veiligheid of rechtsvorderingen.
Dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, mogen die gegevens alleen volgens onze instructies en passende afspraken gebruiken.
Sommige partijen handelen voor bepaalde onderdelen zelf als verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld een bank of overheidsinstantie. In dat geval geldt ook hun eigen privacyverklaring.
09 — Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige digitale dienstverleners of hun ondersteunende entiteiten kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.In dat geval gebruiken we alleen een toegestane overdrachtsgrond, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework voor een geldig gecertificeerde ontvanger, of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende beveiligingsmaatregelen waar nodig.
Je kunt via info@mothersandmoon.be meer informatie vragen over de toepasselijke waarborgen voor een concrete doorgifte.
10 — Hoelang bewaren we gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten, mogelijke geschillen en het beginsel van minimale gegevensverwerking.
In het algemeen hanteren we de volgende termijnen:
contactaanvragen die niet tot een begeleiding leiden: maximaal 12 maanden na het laatste betekenisvolle contact;
afspraak-, overeenkomst-, communicatie- en beperkte trajectgegevens: in beginsel maximaal 5 jaar na het einde van de begeleiding, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is voor een lopende klacht, geschil of rechtsvordering;
bijzondere of gezondheidsgegevens: zo kort mogelijk en niet langer dan noodzakelijk voor de begeleiding, veiligheid, opvolging, uitdrukkelijke toestemming of een concrete rechtsvordering;
facturen, boekhoudkundige stukken en fiscale bewijsstukken: 10 jaar of langer wanneer een specifieke wettelijke verplichting of controletermijn dat vereist;
nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft of jouw toestemming intrekt; een minimale uitschrijvingsregistratie kan daarna worden bewaard om jouw keuze te respecteren;
toestemmingsbewijzen: zolang het gebruik voortduurt en daarna zolang nodig om de rechtmatigheid daarvan aan te tonen;
foto’s, video’s en getuigenissen: zolang de toestemming en het meegedeelde doel gelden, tenzij eerder ingetrokken of een andere bewaartermijn is afgesproken;
website- en cookiegegevens: volgens de termijnen in het cookiebeleid en de instellingen van de betrokken dienst.
Na afloop verwijderen of anonimiseren we de gegevens veilig, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of aantoonbaar noodzakelijk is.
11 — Hoe beschermen we persoonsgegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of misbruik.
Dat omvat onder meer toegangsbeperking, sterke wachtwoorden en waar beschikbaar meervoudige authenticatie, actuele software, beveiligde accounts en apparaten, zorgvuldige selectie van leveranciers, beperkte toegang tot papieren dossiers en vertrouwelijke omgang met cliëntinformatie.
Geen enkel digitaal systeem is volledig risicoloos. Bij een persoonsgegevensincident beoordelen we de gevolgen en nemen we de maatregelen die de AVG vereist, waaronder waar nodig melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en informatie aan betrokkenen.
12 — Geautomatiseerde besluitvorming
Mothers & Moon neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.
We gebruiken jouw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde profilering die zulke gevolgen heeft.
13 — Welke rechten heb je?
Binnen de voorwaarden van de AVG heb je het recht om:
te weten of we persoonsgegevens over jou verwerken en inzage of een kopie te vragen;
onjuiste gegevens te laten verbeteren en onvolledige gegevens aan te vullen;
verwijdering te vragen wanneer geen geldige reden voor verdere bewaring bestaat;
de verwerking in bepaalde gevallen te laten beperken;
bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en altijd tegen directe marketing;
gegevens die je ons verstrekte in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of te laten overdragen wanneer het recht op overdraagbaarheid van toepassing is;
een toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast;
een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
Stuur jouw verzoek naar info@mothersandmoon.be en vermeld zo duidelijk mogelijk welk recht je wilt uitoefenen en op welke gegevens het verzoek betrekking heeft.
Om misbruik te voorkomen kunnen we redelijke informatie vragen om jouw identiteit te bevestigen. Bezorg nooit onnodig een volledige kopie van je identiteitskaart.
We antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere gelijktijdige verzoeken kan die termijn wettelijk met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren we je binnen de eerste maand.
De uitoefening van jouw rechten is doorgaans kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken mag de AVG een redelijke vergoeding of weigering toestaan.
14 — Klachten
Heb je een bezorgdheid, neem dan eerst contact op via info@mothersandmoon.be. We proberen samen tot een zorgvuldige oplossing te komen.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Je mag ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder van het land waar je gewoonlijk verblijft of werkt, of waar de vermeende inbreuk plaatsvond.
15 — Cookies, sociale media en externe websites
Voor informatie over cookies en vergelijkbare technologieën verwijzen we naar het afzonderlijke cookiebeleid.
Onze website en sociale media kunnen links of functies van derden bevatten. Wanneer je een externe dienst gebruikt, kan die derde persoonsgegevens verwerken volgens de eigen privacyvoorwaarden.
Mothers & Moon bepaalt niet hoe onafhankelijke externe partijen hun eigen gegevensverwerkingen organiseren.
16 — Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, leveranciers of wetgeving verandert.
De meest recente versie staat op de website en vermeldt het versienummer en de datum van de laatste wijziging. Bij een belangrijke wijziging informeren we je via een passend kanaal wanneer dat redelijkerwijs mogelijk of wettelijk vereist is.
17 — Contact en versie
Vragen over privacy, een verzoek tot uitoefening van jouw rechten of een melding van een mogelijk gegevensincident kun je sturen naar info@mothersandmoon.be of bespreken via 0472 86 03 57.
SAMENHANG MET ANDERE DOCUMENTEN
Deze privacyverklaring gaat over persoonsgegevens. Voor cookies en vergelijkbare technologieën geldt het cookiebeleid.
Voor diensten en reservaties gelden de algemene voorwaarden en, indien van toepassing, een individuele offerte of begeleidingsovereenkomst.
Versie 2.0
Laatste wijziging en inwerkingtreding: 14 augustus 2026